ИИ в работе · 4 минуты
Как получать ответы по документам компании
Ассистент по регламентам полезен, когда сотрудник получает ответ и может открыть подтверждающий документ. Разбираем, что нужно подготовить для такой системы.
Инструкции, договоры, нормативы и внутренние правила часто распределены по папкам и перепискам. Сотрудник тратит время на поиск, а затем ещё проверяет, что нашёл актуальную редакцию.
Ассистент может помочь найти нужный фрагмент и сформулировать ответ. Для этого система сначала ищет сведения в подготовленной базе, а затем использует найденные источники при составлении ответа.
Сначала — порядок в источниках
Перед запуском нужно определить состав базы. Какие документы действуют? Какие версии отменены? Кто отвечает за обновление? Что доступно всем сотрудникам, а что только отдельным ролям?
Сканы, таблицы, схемы и формулы требуют отдельной проверки. Если распознавание потеряло столбец или перепутало строку, модель может получить искажённый исходный текст.
Ответ должен вести к доказательству
В интерфейсе полезны название документа, номер пункта, страница и ссылка на сам источник. Если ответ основан на таблице, стоит показать таблицу или скан страницы: так специалисту проще проверить контекст.
Пример из практики Sitimlab. В ассистенте по строительным нормам подготовлена база из 149 документов. Ответ сопровождается ссылкой на документ и пункт, а при необходимости — таблицей и страницей исходного PDF.
Нужен сценарий «данных недостаточно»
В базе может не быть ответа. Документы могут противоречить друг другу, а вопрос — требовать уточнения. Эти случаи нужно предусмотреть: запросить подробности, показать найденные ограничения или сообщить, что подтверждений недостаточно.
Для решения, от которого зависят деньги или обязательства, оставьте окончательную проверку специалисту. Наличие ссылки помогает проверке, но само по себе не доказывает правильность вывода.
Проверяйте на рабочих вопросах
Соберите вопросы, которые сотрудники действительно задают: простые, неоднозначные и с ответом «в документах этого нет». Для каждого укажите ожидаемый источник и допустимый ответ.
- Находит ли система нужный документ и его действующую редакцию?
- Подтверждает ли источник утверждения в ответе?
- Сохраняются ли условия, исключения и единицы измерения?
- Не показывает ли система документ без права доступа?
- Понятно ли пользователю, что делать при недостатке данных?
Такой набор полезно повторять после обновления модели, поиска или состава базы. Вы получите сравнимую проверку и увидите, что изменилось до запуска обновления для сотрудников.